Publicado originalmente el 25 de Enero del 2024.
Cambios Importantes en la Facturación Electrónica y documentos equivalentes: Nueva Resolución de la DIAN
Lectura de 5 minutos
La nueva resolución de la DIAN (Resolución 000165 del 2023) trae consigo novedades importantes en el sistema de facturación electrónica y documentos equivalentes que debes conocer.
En este artículo de Al día con AGIL resumimos 10 de los cambios más importantes que empezarán a regir en febrero del 2024. ¡Vamos a conocer más detalles!
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🧐 ¿De qué trata la resolución 000165 del 2023?
El 1 de noviembre del 2023 la DIAN lanzó la Resolución 000165, compuesta por 70 artículos. Esta resolución regula nuevamente todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de las las facturas de venta y documentos equivalentes a factura de venta.
💡 ¿Por qué esta nueva resolución?
Pues bien, la Ley 2155 del 2021 introdujo cambios significativos al artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET), que es la norma superior que rige los sistemas de facturación electrónica en Colombia. Esto llevó a la necesidad de emitir la Resolución 000165, anulando la anterior Resolución 000042 del 2020, la cual ya había tenido varias modificaciones.
🎯 ¿Cuáles son las principales novedades que trae la Resolución 000165 del 2023?
1. Las facturas deben ser enviadas a la DIAN el mismo día que se generan:
Esta resolución elimina la regla anterior que le daba a las empresas un plazo de 10 días para enviar las facturas electrónicas a la DIAN. Ahora la fecha de emisión y la de envío a la DIAN deben ser la misma.
2. Cambios en los requisitos para expedir las facturas electrónicas
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- Más información en la factura: En la factura de venta ahora se deben discriminar los “impuestos saludables” y “otros impuestos” que apliquen según las disposiciones legales. (Artículo 13). ¡Así el consumidor tendrá toda la información necesaria de un vistazo!
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Actualmente en las facturas ya se discrimina el IVA, INC (Impuesto Nacional de Consumo) y el INC de bolsas plásticas.
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- El proceso de expedición de la factura de venta estará completo sólo cuando la factura sea entregada al comprador, ya sea de forma física o electrónica. De este modo, la «expedición» de una factura electrónica no se limita a su validación previa (Artículo 11). Proceso en el cual se verifica que la factura electrónica cumple con todos los requisitos legales y técnicos antes de ser enviada al receptor y a la DIAN.
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3. Validez de las facturas en papel:
La factura de venta en formato físico será considerada válida únicamente en 2 situaciones específicas, según lo establece el Artículo 3:
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- Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos.
- En cuanto a los contribuyentes inscritos en el Régimen Simple, es necesario que sigan las directrices detalladas en el artículo 915 del Estatuto Tributario (ET), las cuales incluyen requisitos como no haber pertenecido a otro régimen y no estar obligados a facturar, entre otros. Esta disposición les otorga un plazo de 2 meses desde su registro en el Régimen Simple para iniciar el proceso de facturación electrónica.
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4. Cambios en los requisitos de las facturas en papel:
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- Dirección de entrega opcional: No es obligatorio incluir la dirección de entrega si la venta se realiza fuera de la sede del vendedor y el bien o servicio se entrega en el extranjero. (Información detallada en el último inciso del numeral 3).
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- Ya no se debe incluir «Bien cubierto». Esta indicación era necesaria utilizarla durante los “días sin IVA”. (Numeral 6).
- Más información en la factura: También se discriminan los «impuestos saludables» y «otros impuestos». (Numeral 11).
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5. Menos papeleo para las juntas de acción comunal:
Ahora las juntas de acción comunal están exentas de expedir factura electrónica de venta, siempre y cuando no necesiten solicitar devolución o compensación de saldos a favor en IVA. (Artículo 8 de la Resolución 000165)
6. Identificación de los agentes retenedores de IVA:
Ahora, al emitir las facturas electrónicas de venta, facturas de papel o documentos equivalentes se debe especificar cuando una entidad o persona es agente de retención de IVA. (Artículo 13 de la Resolución 000165 de 2023).
Esta obligación también se extiende a la emisión de notas débito o crédito que afecten a las facturas electrónicas.
7. Cambios en los documentos equivalentes a la factura de venta:
En el artículo 15 de la Resolución 000165 se detallan los cambios:
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- ¿Se puede utilizar el tiquete POS para deducir costos y gastos en la declaración de renta? NO, el tiquete POS no puede usarse como soporte fiscal según el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET). Si necesitas usarlo, pídele al vendedor que te dé una factura electrónica de venta.
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Sí podrás utilizar los otros 11 documentos equivalentes como soporte deducible de costos y gastos, o como soporte del IVA descontable. Es decir que en esos casos no necesitas una factura electrónica.
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- Podrás seguir expidiendo los 12 documentos electrónicos en papel hasta que empiecen los calendarios especiales mencionados en el artículo 23 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023. Después, deberán cambiarse por una factura electrónica o un «documento equivalente electrónico».
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- Nuevos requisitos: A partir de noviembre 1 de 2023, los documentos equivalentes en papel deben incluir la discriminación de los nuevos «impuestos saludables» (artículo 54 de la Ley 2277 de 2022).
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- Numeración del tiquete POS: Solo el tiquete POS requiere autorización previa de la Dian para la numeración. Si quedan números sin usar, será necesario inhabilitarlos y solicitar nueva autorización.
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- Generación de documentos: Los «documentos equivalentes electrónicos» deben generarse con software propio, no con el gratuito de la Dian ni con servicios de proveedores tecnológicos. Estos últimos solo pueden ayudar a generar «facturas electrónicas».
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8. Sobre el Uso de Facturas de Servicios Públicos para respaldar los costos y gastos:
Las facturas por servicios públicos domiciliarios pueden ser utilizadas para respaldar los costos y gastos que se quieran deducir en la renta, o para descontar el IVA. Ya sea que seas el «suscriptor» o el «usuario» del inmueble. (Artículo 25)
9. Emisión de las facturas después de tener inconvenientes tecnológicos:
Si un emisor de facturas electrónicas necesita generar facturas en papel de manera temporal, debido a que tiene problemas tecnológicos, tendrá un plazo de 48 horas para enviar a la DIAN los datos de estas facturas después de resolver el problema. Estas facturas deberán ser identificadas como “facturas tipo 3”. (Artículo 37)
10. Facturación Electrónica al iniciar operaciones:
Cuando surja la oportunidad de comenzar a facturar por primera vez, porque se constituyó una sociedad o se realizó la primera venta de bienes o servicios, se debe realizar este proceso de manera electrónica. Ya no se tendrán los 2 meses de plazo con los que se contaba anteriormente.
Con estos ajustes se busca simplificar el proceso de facturación electrónica. ¡Asegúrate de contar con un sistema que te permita cumplir con todos estos cambios!
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