El Consejo Técnico de la Contaduría Pública – CTCP, en cumplimiento a los Decretos 2649 de 1993 y 2649 de 1993, solicitó no manejar archivo físico sin dejar de lado la posibilidad de imprimir en caso de necesitarlo.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública – CTCP, explica que es viable que la entidad consultante genere mediante un software los documentos de soporte y no los imprima (Art. 124 y 128 del Decreto 2649 de 1993), siempre que se deje evidencia en los comprobantes de contabilidad en dónde se encuentran los documentos que lo soportan (Art. 123 del Decreto 2649 de 1993); no obstante, debe asegurarse que en el momento en que sean requeridos los documentos de soporte, estos puedan ser impresos (Art. 123 y 128 del Decreto 2649 de 1993).
Los acontecimientos económicos deben estar documentados con soportes de origen interno (son todos aquellos soportes que se usan a manera de prueba de todos los ingresos que se registran en caja) además de origen externo (son los comprobantes elaborados por terceros, tales como facturas de compras, consignaciones bancarias,…)
¿Qué es un documento soporte?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN- lo define como “el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.”
¿Cuándo lo tendrás que usar?
Se explica que lo tendrás que expedir como comprador para documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN- cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.
¿Por qué tendrías que emitir un documento de soporte?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, nos explica que si como vendedor del bien o prestador del servicio no tienes obligación de expedir factura de venta, el comprador podrá generar el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para documentar la transacción, contabilizar y si es del caso, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.
