Por años el documento de nómina ha sido uno de los requerimientos indispensables para los empleadores, ahora, desde el 18 de agosto de 2021 se habilitó su entrega de manera virtual ante la DIAN.
La DIAN nos define la nómina electrónica como un documento de soporte para los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.
1. ¿Qué campos requiere diligenciar el documento de Nómina Electrónica?
La Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, en el artículo 5, contiene todos los campos a llenar, que son:
- Está denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
- El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
2. ¿Qué beneficios trae el Documento de Nómina Electrónica?
- Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta.
- Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
- Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN.
- Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.
3. Las fechas que debes conocer:
El calendario como empleador para entregar a la DIAN el Documento de Nómina Electrónica dispone de 4 fechas, dependen de la cantidad de empleados que hayan en la empresa y se presenta a los empleadores en la Resolución 00063 del 30 de julio de 2021, aquí podrás conocer las fechas:
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