Publicado originalmente el 12 de Abril del 2024.
Entendiendo los Documentos equivalentes electrónicos de Colombia
Lectura de 10 a 15 minutos
En la era digital, Colombia ha dado pasos enormes hacia la modernización de sus procesos fiscales. Uno de estos pasos es la implementación de los Documentos Equivalentes Electrónicos.
Así es, la DIAN ha establecido que los documentos equivalentes ahora se deben emitir de manera electrónica para soportar las transacciones comerciales, por medio de la resolución 165 del 1 de noviembre del 2023.
¿Quieres entender qué son los documentos equivalentes electrónicos? En este artículo de Al día con AGIL desglosamos todo lo que debes saber sobre este tema.
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✋Antes de empezar necesitamos entender qué es un documento equivalente
Los documentos equivalentes en Colombia tienen la misma validez de una factura de venta (siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN) y son expedidos por los sujetos que están obligados a facturar, al momento de realizar ventas de bienes o prestación de servicios específicos.
Estos documentos, se utilizan cuando se necesita respaldar una operación comercial sin emitir una factura de venta.
1. ¿Qué es el Documento equivalente electrónico?
Los documentos equivalentes electrónicos serán la versión digital de los documentos equivalentes a la factura de venta que se vienen utilizando en Colombia, que como mencionamos antes, respaldan las transacciones comerciales al ser similares a las facturas electrónicas, pero que se utilizan en circunstancias donde la ley no exige una factura electrónica.
2. Migración del documento equivalente al documento equivalente electrónico
Con la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN se busca que los documentos electrónicos, que antes eran expedidos de manera física, sean emitidos en formato electrónico. Este cambio afectará a todas las entidades que están obligadas a facturar y que escojan expedir documentos equivalentes (ejemplo: parqueaderos, cines, teatros…).
De este modo, cuando se implemente el documento equivalente electrónico por parte de la DIAN, los documentos equivalentes deberán ser sustituidos por alguna de estas 2 opciones:
-
- Un documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas.
- Una factura electrónica de venta.
3. ¿Cuál es el objetivo de hacer esta migración?
Con este proyecto de resolución se busca:
-
- Seguir fortaleciendo el sistema de Facturación Electrónica
- Mejorar la gestión de documentos.
- Mantener la transparencia y el orden en las operaciones comerciales.
4. ¿Cuáles son los documentos equivalentes / electrónicos?
En Colombia, actualmente existen 11 documentos equivalentes, que migrarán a formato electrónico:
Este documento se convierte en “Documento Equivalente Electrónico Tiquete de Máquina registradora con Sistema P.O.S.” (😅Sí, estamos de acuerdo contigo, es un nombre muy largo), sin embargo, actualmente se hace más conocido como “P.O.S electrónico”.
Este documento es expedido por las salas de exhibición cinematográfica. La información que deberá tener este documento es:
-
- Número o nombre de la sala de exhibición.
- Número total de sillas que hay en la sala.
- Dirección en la que se encuentra la sala de exhibición
- Nombre de la función o película que será presentada.
Las empresas de transporte emiten este documento para registrar la venta de servicios de traslado a pasajeros, detallando la siguiente información:
-
- Descripción del servicio prestado
- Modo de transporte
- Número de identificación del vehículo
- Empresa de transporte
- Lugar de origen y de destino
En este documento se describen las operaciones financieras realizadas en una cuenta bancaria durante un lapso de tiempo determinado, incluyendo movimientos como los depósitos y los retiros.
Este tiquete describe la compra de un servicio de transporte aéreo.
Este documento es emitido cuando se llevan a cabo juegos de azar ubicados en un lugar específico, como en los casinos.
Este documento es expedido en juegos de azar no localizador y deberá incluir los siguientes datos:
-
- Establecer si se trata de una boleta, formulario o fracción.
- Fecha en la cual se realizaron las operaciones
- Nombre o razón social
- NIT (Número de Identificación Tributaria) del obligado
- Número y precio de la boleta, fracción o formulario.
Es el recibo de pago de peajes que se le entrega a los usuarios que transitan por la vía. Este comprobante debe indicar:
-
- Descripción genérica o específica del servicio prestado
- Categoría del vehículo
En este documento se resumen las actividades realizadas en la bolsa, como compra y venta de valores.
-
- Descripción genérica o específica de los bienes o servicios.
- El valor de la compra o de la venta, comisiones a favor de la bolsa.
Este recibo detalla la prestación de servicios como el agua, luz y gas. Debe incluir:
-
- Descripción de los bienes y servicios
- Descuentos
- Financiación
- Subsidios
- Otros cargos
Esta boleta la deben emitir los sujetos obligados a facturar que ofrecen entradas a eventos y espectáculos públicos.
5. Requisitos generales de los Documentos equivalentes electrónicos
Los requisitos para la emisión de los Documentos Equivalentes Electrónicos incluyen la identificación del adquirente con nombre o razón social y número de identificación, así como detalles específicos de los bienes o servicios prestados. Otros requerimientos que podemos encontrar son:
-
- Habilitarse como emisor electrónico ante la DIAN
- Emitir 1 documento equivalente por cada operación comercial realizada.
- Cumplir con los requisitos del anexo técnico 1.0.
- Emitir una nota de ajuste (Te explicamos de qué trata más abajo👇) cuando se necesite corregir o eliminar el documento.
6. ¿Cuáles son los beneficios al implementar estos documentos?
La implementación de los documentos equivalentes electrónicos trae múltiples beneficios para las empresas:
-
- Agilidad en los procesos: La digitalización de documentos facilita y acelera las transacciones comerciales.
- Reducción de errores: La automatización reduce las posibilidades de errores humanos en la emisión de documentos.
- Transparencia fiscal: Los Documentos electrónicos equivalentes mejoran el seguimiento y control de las operaciones, contribuyendo a la transparencia fiscal.
- Derecho a impuestos descontables: Con estos documentos electrónicos las personas que realizan compras o adquieren un producto o servicio podrán acceder a deducciones sobre el impuesto sobre la renta y complementarios, y a descuentos sobre el impuesto sobre las ventas.
7. ¿Qué tendrás que hacer si un documento equivalente electrónico queda mal?
Si un Documento Equivalente Electrónico contiene errores y necesita ser corregido o eliminado, la persona deberá emitir una nota de ajuste, que es el mecanismo que introduce el proyecto de resolución (000165) para poder afectar un documento equivalente electrónico. Con este recurso se busca velar por la “integridad y validez legal del documento”.
8. Calendario de implementación
La Dian modificó el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos con la resolución 0008 del 2024.
El calendario de implementación para los Documentos Equivalentes Electrónicos en Colombia se ha establecido de la siguiente manera:
| Nombre del Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación del documento electrónico |
|---|---|
| Servicios públicos domiciliarios | del 1 de agosto hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El tiquete de transporte de pasajeros | 1 de agosto hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El extracto | 1 de agosto hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. | 1 de septiembre hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados. | 1 de septiembre hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El documento en juegos localizados. | 1 de septiembre hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El documento expedido para el cobro de peajes. | 1 de octubre hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. | 1 de octubre hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. | 1 de octubre hasta el 1 de noviembre de 2024 |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos. | 1 de noviembre de 2024 |
| La boleta de ingreso a cine | 1 de noviembre de 2024 |
El calendario de implementación del P.O.S electrónico es distinto, y se estableció así::
-
- Grandes Contribuyentes: deben implementar el DEE para tiquetes de máquina registradora con sistema P.O.S. a partir del 1 de mayo, hasta el 1 de Julio de 2024.
- Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no son Grandes Contribuyentes: tienen hasta el 1 de junio de 2024 para la implementación.
- No declarantes del Impuesto sobre la Renta y otros sujetos: el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2024.
Estas fechas son importantes para que las empresas y contribuyentes se preparen y cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN para la transición hacia la facturación electrónica.
En resumen, los Documentos Equivalentes Electrónicos son una herramienta valiosa para las empresas en Colombia, facilitando la gestión fiscal y promoviendo la eficiencia en las operaciones comerciales. Con la implementación de estos documentos, Colombia se posiciona a la vanguardia en la adopción de tecnologías que optimizan los procesos fiscales y comerciales.
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