Gestión de inventarios en restaurantes

Publicado originalmente el 09 de Julio del 2025.

Lectura de 5 minutos

En Al día con AGIL abordamos un tema fundamental para el éxito de cualquier restaurante: la gestión de inventarios. Puede parecer un detalle operativo más, pero en realidad es una pieza clave para la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.

Por eso, en este artículo te compartimos las claves para controlar tu inventario, mejorar el Costo de Productos Vendidos (CPV) y proteger la rentabilidad de tu restaurante.

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¿Por qué es importante gestionar el inventario en restaurantes?

En 2024, cerca de 6.950 restaurantes cerraron en Colombia, según datos de la Asociación Colombiana de la Industria Gastronómica (Acodrés). Las razones son diversas: altos costos operativos, inflación, informalidad, carga tributaria, caída en las ventas y, en muchos casos, una gestión financiera deficiente.

Aunque el inventario rara vez se menciona como la única causa, los expertos coinciden en que es uno de los principales focos de fuga de dinero cuando no se gestiona adecuadamente. Malas compras, pérdidas por vencimiento, robos o sobrestock afectan directamente los márgenes.

Claves para una buena gestión de inventario:

1. Estandariza las compras: este es el origen de todo

Cuando defines con claridad qué compras, en qué presentación y con qué calidad, logras mantener tus costos bajo control y tomar decisiones más eficientes para tu restaurante.

🕵️‍♂️ Acciones concretas:

- - Crea una lista maestra de insumos con especificaciones claras: marca, peso, tipo de empaque y calidad mínima aceptada.
  - Utiliza las listas maestras al momento de hacer las órdenes de pedido a tus proveedores.
  - Estandariza recetas y subrecetas para que cada plato tenga un costo exacto.

2. Controla la recepción de los pedidos

Al controlar la recepción de los insumos alimenticios podrás asegurarte de recibir exactamente lo que compraste: cantidad, calidad y condiciones adecuadas. Este primer paso es clave para mantener los costos bajo control y evitar sorpresas a fin de mes.

🕵️‍♂️ Acciones concretas:

- - Ten una orden de compra impresa o digital a la mano: Verifica que lo entregado coincida exactamente con lo que se pidió: cantidad, presentación, marca y precio.
  - Revisar peso, cantidad y empaque de cada producto al recibirlo: Usa una balanza si es necesario para validar el peso real.
  - Asegúrate de que los productos lleguen en las condiciones pactadas: sin roturas, daños o temperaturas incorrectas).
  - Verifica la fecha de vencimiento y estado de conservación, especialmente en productos perecederos: carnes, lácteos, verduras, etc.
  - Registrar cualquier diferencia o anomalía: Anota en la guía de despacho o factura cualquier faltante, producto dañado o diferente.

Puedes tomar fotos como evidencia y comunicarlas de inmediato al proveedor.

- No aceptes productos que no cumplan las especificaciones: si un insumo llega en mal estado o con calidad inferior, recházalo educadamente. Esto envía un mensaje claro al proveedor.
- Capacita al personal encargado de recibir los pedidos: Asegúrate de que quien recibe sepa qué revisar, cómo comparar con la orden de compra y cómo actuar si algo no cuadra.
- Realizar el ingreso al inventario inmediatamente después de recibir (⚠ ️ este paso es súper importante): Esto ayuda a mantener el control de existencias actualizado y evita pérdidas por registros incompletos.

3. Almacenamiento inteligente: “primero en entrar, primero en salir (PEPS)”

Un buen almacenamiento garantiza que cada producto se utilice en el momento ideal. Al aplicar la regla “primero en entrar, primero en salir (PEPS)” podrás mantener la frescura, reducir desperdicios y aprovechar al máximo cada insumo.

🕵️‍♂️ Acciones concretas:

- - Aplica la regla PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir).
  - Organiza los insumos de manera que los más antiguos queden al frente o arriba, y así sean los primeros en usarse.
  - Etiqueta y coloca fechas en todos los productos.
  - Separa zonas de almacenamiento: secos, refrigerados, congelados. Nunca mezcles alimentos con productos de limpieza.

🥬 Ejemplo crítico: Guardar lechuga sin rotación hará que se dañe, y volver a comprar es duplicar el costo.

4. Transformación en cocina: donde cada gramo cuenta

Una cocina precisa es una cocina rentable. Medir correctamente los ingredientes permite mantener el control de costos, asegurar la calidad de cada plato y aprovechar al máximo cada insumo.

🕵️‍♂️ Acciones concretas:

- - Utiliza balanzas y porcionadores para garantizar que cada plato se prepare con las cantidades exactas.
  - Registra las mermas reales: por ejemplo, de 4 kg de aguacates puedes obtener solo 2.5 kg de pulpa útil. Conocer estos datos te permite calcular mejor tus costos.
  - Estandariza subrecetas y procesos para mantener consistencia en sabor, presentación y rentabilidad, sin depender de la improvisación.

5. Controla todas las salidas de inventario

Llevar un control preciso de todo lo que sale del inventario es clave para mantener la rentabilidad. No todas las salidas corresponden a ventas; también existen cortesías, devoluciones, errores operativos, entre otros, que pueden pasar desapercibidos si no se registran correctamente.

🕵️‍♂️ Acciones recomendadas:

- - Registra cada salida: ya sea por pérdidas, devoluciones, regalos o consumo interno, asegúrate de documentarlas en tu sistema.
  - Automatiza los descuentos: configura tu sistema POS para que los descuentos y promociones se apliquen y registren de forma automática.

6. Capacita a tu equipo: la clave para un inventario controlado

Contar con un equipo bien capacitado marca la diferencia entre un sistema que funciona y uno que falla. Por más tecnología o procesos que tengas, si el personal no está alineado, el control de inventario se debilita, no se pueden detectar errores, prevenir pérdidas y mantener la calidad del producto desde la recepción hasta el servicio.

🕵️‍♂️ Acciones clave:

- - Entrenamiento en recepción: Enséñales a identificar productos vencidos, errores de peso o problemas de calidad desde el primer momento.
  - Control de calidad en cocina: Capacita al personal para manipular correctamente los insumos y evitar desperdicios por errores (por ejemplo, cortar mal un lomo).
  - Cultura de registro: Promueve el hábito de anotar cualquier pérdida, error o desviación. Lo que no se registra, no se puede mejorar.

7. Gestiona tu costo de producto vendido

El Costo de Producto Vendido (CPV) es uno de los indicadores más importantes para conocer la salud financiera de tu negocio. Medirlo con frecuencia te permite tomar decisiones más estratégicas y mejorar tu rentabilidad.

🕵️‍♂️ Acciones clave:

- - Calcula tu CPV real regularmente con esta fórmula:

 (Inventario inicial + Compras – Inventario final) ÷ Ventas netas

- - Compara con el CPV teórico, basado en tus recetas o porciones estándar. Si la diferencia supera el 1.5%, es señal de posibles fugas o ineficiencias.
  - Toma acción con datos claros: ajusta precios, mejora procesos o negocia con proveedores si tus costos aumentan más de lo esperado.

💯 Buenas prácticas:

- - Realiza este cálculo de forma mensual o quincenal, no solo al cierre del año.
  - Involucra al equipo en el seguimiento del CPV para mantener todos los procesos alineados.

Hoy más que nunca, la tecnología es una aliada clave en la gestión eficiente de tu operación. Un sistema POS (punto de venta) moderno no solo cobra; también te ayuda a controlar inventario, automatizar el cálculo de costos y tomar decisiones con datos en tiempo real.

✅ Beneficios clave de un POS integrado:

- - Alertas de bajo stock: evita quedarte sin insumos críticos y mejora la planificación de compras.
  - Reportes detallados: conoce el costo por plato, por proveedor y por período, todo desde un solo lugar.
  - Descuento automático de ingredientes: al integrar recetas, el sistema descuenta insumos con cada venta, manteniendo el inventario siempre actualizado.

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✈️ Gestionar un restaurante es como pilotear un avión: sin instrumentos, estás volando a ciegas. Cada paso que tomas —desde compras estandarizadas hasta el uso de tecnología POS y la capacitación de tu equipo— es clave para mantener el rumbo y alcanzar el éxito.

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