La facturación electrónica en Colombia es el mecanismo que soporta los movimientos financieros que hay dentro de cada empresa ante la DIAN, a excepción de las que por expresa disposición legal no están obligadas a expedir factura.
En este artículo te contamos los retos que enfrentan las pymes al momento de implementar la facturación electrónica y te proponemos algunas soluciones.
Pero primero: ¿Qué es la facturación electrónica?
Tras el paso de los años las empresas se ven en la necesidad de automatizar sus procesos, estar al día con la DIAN y todos los requerimientos tributarios.
La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional, que conserva la misma validez y legalidad que la factura en físico. Representa una ventaja para el empresario debido a que facilita la búsqueda y almacenamiento de estos documentos, es confiable y optimiza la gestión de tiempo.
Por el momento las facturas electrónicas tienen el mismo paso a paso de las facturas tradicionales, sólo que en una versión actualizada y digital:
- Se genera.
- Es validada
- Se expide.
- Se recibe.
- Pasa a ser rechazada o aceptada y luego se conserva electrónicamente.
¿Qué retos presenta ahora la facturación electrónica?
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Resistencia a dar el siguiente paso:
La digitalización es en la actualidad uno de los más grandes retos para las pequeñas empresas que en algunos casos no cuentan con las capacidades para adoptar este proceso y en otros casos no le ven importancia a implementar la facturación de manera electrónica.
Es por esto que, se siguen enfrentando a problemas de organización y seguimiento en sus procesos contables y presentan baches en las cuentas de proveedores, clientes y capital.
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No tener los aliados y herramientas adecuados:
Algunas PYMES colombianas piensan que adquirir un ERP / software contable y administrativo será un gasto elevado e innecesario y acuden a empresas o personas que no contemplan todo el proceso de manera global (generación de documentos tributarios, gestión contable y administrativa). A futuro, esto puede hacer que se tengan que enfrentar a sanciones por incumplir las fechas, presentar información incongruente a la DIAN.
Solución
Una solución factible, amigable y transparente es el ERP de AGIL el cual es elaborado por profesionales que reconocen y atienden las necesidades de cada empresa, a través de la personalización del mismo y cumple con las obligaciones de la DIAN.
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Contabilidad desintegrada y desorganizada:
Aunque la facturación electrónica es el primer gran paso que dan las organizaciones a la digitalización, no se debe abandonar el resto de temas contables. Cada empresa debe adecuar sus procesos internos para que estén integrados entre sí.
La contabilidad de las empresas debe alimentarse de los demás procesos de la empresa, poder ser organizada y controlada por medio de una sola herramienta, de modo que se tenga certeza de que es verídica y se pueda enviar de manera automática a la DIAN. Esto último es importante, dado que es una entidad que siempre está vigilando el cumplimiento de las responsabilidades tributarias de las empresas e individuos.
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Desaprovechar los conocimientos contables:
Las personas encargadas de la contaduría deben conocer a fondo de temas contables y tributarios, esto porque son los encargados analizar las finanzas de las empresas, gestionar el buen uso del capital y de atender los impuestos y otros compromisos tributarios, evitando que se entre en deudas o gastos mayores.
Sin embargo, debido a que pasan mucho tiempo realizando tareas repetitivas y manuales la empresa no puede explotar sus capacidades de análisis y de mejora de procesos.
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Crear dependencias:
Los contadores tienen un papel muy importante dentro de cada organización, es por esto que en general las empresas dependen en gran medida de ellos para cumplir con las responsabilidades que tiene. Sin embargo, los empresarios deben poder conocer y tener control sobre el estado financiero de su organización.
Solución
Los anteriores retos se pueden solucionar con la ayuda de un software de gestión contable y administrativa, conocido también como un ERP (Sistema de gestión de recursos empresariales) ya que este permite automatizar los procesos internos, como la gestión contable, de ventas, inventarios, de recursos humanos, entre otros.
Además, esta herramienta (ERP) brinda la opción de sacar informes, que permiten revisar las ventas, los egresos, estado de proveedores, número de clientes, estado del inventario, entre otros datos financieros en tiempo real, lo cual permite la toma adecuada de decisiones a tiempo y de manera estratégica.
También es importante que los líder de las PYMES aprendan a realizar los procesos administrativos dentro del ERP. Una gran ventaja de estas herramientas es que se el paso a paso se produce de una manera muy intuitiva.
AGIL atiende a tiempo los requerimientos que exige la DIAN a cada empresario, desarrollando mecanismos que hacen más fácil la labor contable de cada empresa. Actualmente hubo un cambio tributario frente a las notas crédito, ¿sabías que ya no están en uso?, conoce más dando clic aquí.
