Publicado originalmente el 11 de Julio del 2024.
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La DIAN estableció el requisito de implementar sistemas de Punto de Venta (POS) electrónicos en los negocios, eliminando la vigencia de las facturas en papel. Esta medida tiene como objetivo modernizar y asegurar las transacciones comerciales, y su incumplimiento puede resultar en sanciones.
En este artículo de Al Día con AGIL te contamos lo que necesitas saber sobre el nuevo POS Electrónico en Colombia.
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1. ¿Qué es el POS Electrónico?
El nuevo POS electrónico es un sistema que facilita la emisión de las facturas. Al utilizar un medio digital los negocios pueden mejorar la eficiencia, gestionar y almacenar las facturas de manera segura, y los consumidores pueden acceder a ellas con mayor facilidad, evitando el uso de papel.
Este sistema también ayuda a gestionar el inventario, generar reportes y llevar la contabilidad del negocio, haciendo el proceso de ventas más eficiente y organizado.
2. Vigencia de la Nueva Normativa
La implementación del POS electrónico se realizará gradualmente a lo largo de 2024. La Resolución 008 del 31 de enero de 2024 establece nuevos plazos para la generación y transmisión electrónica de documentos soporte, modificando las fechas de la Resolución 165 de 2023.
👉🏾Para conocer qué son los documentos equivalentes electrónicos y sus plazos de implementación visita nuestro artículo de “Entendiendo los documentos equivalentes electrónicos”
2.1 Plazos de Implementación
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- Grandes Contribuyentes: 1 de mayo de 2024
- Declarantes del Impuesto sobre la Renta (no Grandes Contribuyentes): 1 de junio de 2024
- No Declarantes del Impuesto sobre la Renta: 1 de julio de 2024
- Otros Documentos Equivalentes: Varias fechas hasta el 1 de noviembre de 2024
3. Obligados a Utilizar POS Electrónico
Están obligados a utilizar el sistema POS electrónico:
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- Todos los responsables del IVA, del impuesto nacional al consumo,
- Comerciantes
- Importadores
- Prestadores de servicios, entre otros.
Excepciones
Existen excepciones como los bancos, cooperativas de ahorro y crédito, y algunas personas naturales y jurídicas según lo estipulado en el Estatuto Tributario.
4. Transición de Factura POS a POS Electrónico
A partir del 1 de Junio de 2024, la factura en papel dejará de ser válida, y todas las transacciones deberán realizarse mediante documentos electrónicos. Esta transición implica un cambio significativo en la forma de emitir facturas, con beneficios como la deducción del impuesto sobre la renta y la eliminación del límite de valor de transacciones (el control de las 5 UVT que se había implementado en el 2023).
5. Diferencias entre Documento Equivalente POS y POS Electrónico
| Documento Equivalente POS: | POS Electrónico: |
| Se emite en tirillas de papel | Se emite en formato digital. |
| No es deducible | Se puede descontar del impuesto sobre la renta. |
| Se podría emitir siempre que el valor no superará las 5 UVT | Se puede emitir por cualquier valor. |
| Era Válido hasta el 1 de mayo de 2024: A partir de esta fecha, se debe emitir un documento electrónico. | Obligatorio a partir del 1 de mayo de 2024. |
| No permite la deducción del 1% en renta para personas naturales. | Permite la deducción del 1% en renta para personas naturales. |
| El cliente podía solicitar una factura electrónica en su lugar | El cliente no puede solicitar una factura electrónica en su lugar. |
6. Beneficios del POS Electrónico
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- Evita Sanciones: Cumplir con la normativa vigente de facturación electrónica.
- Eficiencia en la Facturación: Emisión rápida y validada de facturas electrónicas.
- Reducción de Errores: Automatización de procesos disminuyendo errores humanos.
- Mejor Servicio al Cliente: Agilización de transacciones y mejora de la experiencia de compra.
- Control de Ventas e Inventario: Organización detallada del inventario y seguimiento de ventas.
- Mayor Seguridad: Protección de datos a través de la encriptación.
- Reportes en Tiempo Real: Toma de decisiones basadas en informes actualizados.
7. ¿La DIAN va a ofrecer el servicio de envío del POS Electrónico?
La DIAN no proporcionará el servicio de documento equivalente electrónico mediante su software gratuito, y los proveedores tecnológicos pueden ofrecer servicios de generación y expedición del documento equivalente electrónico, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos establecidos por la DIAN.
8. ¿Cómo Elegir un Sistema POS Electrónico?
Al seleccionar un sistema POS electrónico, es crucial considerar el tamaño del negocio, las funcionalidades requeridas, el presupuesto disponible y la reputación del proveedor. Un análisis detallado de estas variables ayudará a encontrar la solución adecuada que optimice las operaciones y el crecimiento del negocio.
La implementación del POS electrónico es una medida obligatoria que modernizará la gestión de las ventas en los negocios colombianos. Es vital estar al día con las fechas y requisitos establecidos por la DIAN para evitar sanciones y aprovechar los múltiples beneficios que ofrece este sistema.
