Los mecanismos electrónicos son los nuevos aliados para la DIAN ante el actual mundo digital, es por esto que bajo la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, estableció el plazo para la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica, para el sector empresarial. El cual iniciará el 18 de agosto y tendrá como fecha límite diciembre del 2021.
Quienes están en la obligación de transmitir a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN- el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, son todas aquellas personas que requieran este documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta. Quienes cuentan con beneficios como:
- Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta.
- Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
- Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN.
- Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.
Como empresa:
Se implementó adicionalmente un calendario basado en la cantidad de empleados, en el cual puede conocer la fecha bajo la cual debe transmitir el documento. La fecha de inicio para habilitarse en el sistema informático de nómina electrónica es el 18 de agosto de 2021 y se subdivide en 4 grupos diferentes:
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El primer requisito indispensable es la Habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir las nóminas electrónicas y las notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónica, el cual ya está en curso.
Para hacer la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN, y que debe estar validado y aprobado por esta. Cuente con Agil Software como aliado principal para realizar este proceso.
En funcionalidad de la nómina electrónica encontramos que permite a las empresas tomar los pagos realizados a los empleados con una relación laboral o legal reglamentaria como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA (cuando aplique), y que deberá ser validado ante la DIAN a través de un servidor tecnológico o un desarrollo por cuenta propia.
Contenido dentro de la nómina electrónica:
Según el informe remitido por la DIAN en la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, el artículo 5 contiene todos los campos a llenar, como lo es:
- Está denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
- El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
