Para poder alcanzar los objetivos empresariales los líderes y empresarios necesitan apoyarse de herramientas que les permitan hacer una planificación estratégica, de modo que puedan establecer el camino a seguir, organizar y hacerle seguimiento a las actividades que se van a realizar para cumplir las metas.
Hoy en Al Día con AGIL te compartimos 3 herramientas digitales que te ayudarán a mejorar tu productividad y la de tu equipo.
¿Qué es la planeación estratégica?
La planeación estratégica es un proceso en el cual se define la ruta a seguir, las actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.
Entonces ¿Por qué es necesario hacer una planeación estratégica? Una de las causas más frecuentes de los retrocesos en proyectos y el estancamiento de las metas es la falta de orden y planeación dentro de los equipos. Es aquí donde la planificación estratégica es primordial para priorizar tareas y hacerles seguimiento.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar herramientas de planeación estratégica?
Al momento de trabajar en la planificación estratégica de una empresa es importante apoyarse de herramientas tecnológicas que permitan llevar el ritmo de las actividades. Ya que así será más fácil alcanzar los objetivos, se podrán y evitar los retrocesos. Los beneficios de utilizar herramientas de planeación online son:
- Podrás organizar, priorizar y hacerle seguimiento a tus actividades y las que desarrolla cada integrante de tu equipo.
- Conocerás en tiempo real cómo va el avance de todas las tareas.
- Tendrás la información a la mano y no necesitarás memorizar todos los pendientes.
- Sabrás cuánto toma realizar todas las actividades y así lograrás crear objetivos realistas.
- Aunque puede que continúes usando tu agenda de mano, usar herramientas digitales también evitará el uso excesivo de papel y estarás ayudando en el cuidado del medio ambiente.
¿Qué herramientas de planeación online puedo usar?
En Al Día con AGIL te mostramos 3 herramientas digitales y con versiones gratuitas que te ayudarán a mejorar la productividad de tu equipo y empresa.
Cuando se manejan varios proyectos a la vez con frecuencia notarás que es muy difícil, casi imposible, conocer cuál es el estado de cada proyecto y de las actividades que los componen. Con Toggl Track podrás hacer seguimiento a todos los proyectos, sólo necesitarás una cuenta de gmail para registrarte.
Las funcionalidades que consideramos ganadoras son:
- Portafolio: Crea un portafolio de proyectos empresariales o por áreas.
- Proyectos: Crea distintos proyectos. Podrás elegir qué diseño que mejor se ajuste a tus necesidades.
- Tareas: Asígnale a tus colaboradores tareas específicas. A ese miembro le saldrá en la opción de “mis tareas” los pendientes que presenta: La persona podrá ver las tareas pendientes.
- Ten a tu equipo sincronizado: Los colaboradores pueden ingresar a ver el proyecto. Verán la descripción de los proyectos, los cambios y actualizaciones, así todos estarán involucrados en el proyecto en el que participan:
- ¡Versión gratuita!: Es importante que sepas que algunas funciones de Toggle Track son premium. Durante los primeros 30 días podrás usar todas las funciones de esta herramienta de planeación. Pasado este tiempo se limitará a las funciones gratuitas, ¡que son también excelentes!
2. Trello
Como líder necesitas tener una visión global de las actividades que desarrolla tu equipo y a la vez ver el progreso de cada tarea. Con Trello podrás hacerle seguimiento a cada tarea de manera visual.
Esta es una herramienta que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto de manera dinámica, así como supervisar tareas. Podrás añadir archivos, checklists o incluso automatizaciones. ¿Cuáles son las características principales de Trello?
- Tableros: Esta función te permite destinar un espacio específico a los proyectos o equipos que gestiones. Podrás crear un tablero para cada proyecto o área.
- Columnas: Las columnas se utilizan para indicar las etapas por los cuales las actividades pasarán. Ejemplo: Backlog, tareas por hacer, tareas en proceso, en revisión y hecho.
- Tarjetas: Las tarjetas son móviles y se ubican dentro de las columnas. Cada tarjeta representa una tarea o actividad que hay por hacer. Las tarjetas se van moviendo por las columnas para indicar el estado en el que van. ¿Qué información encontrarás en cada tarjeta?
- Título o nombre de la actividad
- Descripción de la tarea y aspectos importantes a tener en cuenta
- Imágenes y archivos necesario
- Checklists de cada tarea que se debe realizar para completar la actividad
- Las tareas se pueden ser asignadas a los integrantes del equipo
- Puedes crear etiquetas para organizar las tarjetas por idea,, proceso, o proyecto.
- Deadline: Si deseas estipular un tiempo exacto para cada tarea puedes hacerlo en la opción de “fechas”, así sabrás priorizar qué hacer primero
- Comentarios sobre la actividad
3. Drive
Es un grupo de herramientas que te permiten desarrollar diferentes actividades laborales. El plus que tienen estás aplicaciones es que te permiten trabajar de manera simultánea con tu equipo además de que se puede utilizar de manera gratuita.
Con estas herramientas podrás tener más orden y lograrás ver cómo va cada uno de tus colaboradores en el desarrollo de sus actividades. Para tu día a día es indispensable que conozcas estos programas de Google:
- Drive: Es una nube de almacenamiento que permite alojar toda clase de archivos, compartir con tu equipo archivos y trabajar en simultaneo.
- Calendario: Esta es sin duda una de las herramientas más útiles para sincronizar reuniones por meet, recordatorios, eventos y tareas.
Estas herramientas te ayudarán a explotar tu potencial y el de tu equipo. Recuerda que para lograr que todos caminen hacia el mismo objetivo de manera productiva todo líder debe buscar motivar a sus colaboradores; esto lo podrás lograr a través del salario emocional. En este artículo de Al Día con AGIL podrás conocer cómo funciona y tipos de salario emocional.
