Realizar toma o captura de inventario físico en AGIL 4.4

1. Inicialmente debes ingresar al módulo de utilidades
2. Clickea en herramientas
3. Haz clic en indexar archivo
4. Haz clic en ”indexar”
5. Sale una ventana emergente que te pregunta si deseamos continuar
6. Clickea en “si”
7. Espera un momento que cargue el proceso
8. Sale una ventana emergente diciendo que haz indexado los archivos
9. Haz clic en “aceptar”
10. La ventana se cierra
11. Accede al módulo de inventarios
12. Clickea en la quinta casilla de “recálculo del costo”
13. Se habilita una nueva ventana con un mensaje emergente que dice “Atención: este proceso recorre las transacciones de inventario a partir de la fecha de cierre de inventario, actualizando el costo en las transacciones de salida como por ejemplo  las facturas de venta, también ajusta los saldos de existencias”
14. Luego de leer este enunciado, haz clic en “procesar”
15. Sale una ventana emergente preguntando si deseas continuar
16. Haz clic en “si” 
17. Espera un momento hasta que AGIL nos notifique que el proceso finaliza
18. Clickea en “aceptar” 
19. Realiza una copia de seguridad
20. Ubícate en el módulo de inventarios
21.  Haz clic en herramientas
22. Clickea en parámetros
23. Se habilita una nueva ventana
24.  Dirígete al apartado de  “conteo de inventario físico”
25. Llena el primer campo de fecha, aquí debes reportar la fecha en la que vas a realizar este proceso
26. Encontrarás 4 casillas de verificación, si en tu proceso requieres alguna de estas opciones la seleccionas
27. Clickea en “aceptar” 

 

Nota: es importante que recuerdes que ningún otro usuario debe estar dentro del aplicativo para poder realizar este proceso, adicionalmente no debes tener ninguna otra ventana abierta.Se habilita una nueva ventana de “indexar archivos”

Sacar un informe de asistencias actualizado:

1. Clickea en el módulo de inventarios
2. Haz clic en la sexta casilla “informes”
3. Elige la segunda opción de “existencias”
4. Se habilita una nueva ventana
5. Clickea en “aceptar”
6. En la parte inferior el sistema te muestra las existencias que actualmente tienes por cada producto
7. Si deseas imprimir el documento, en este espacio lo puedes hacer.

Sacar un listado por conteo:

1.  Clickea en el módulo de inventarios
2. Haz clic en la sexta casilla de “inventarios físicos”
3. Elige la primera opción de “listado para conteo”
4. Se habilita una nueva ventana con un enunciado que informa que al seleccionar una bodega se listan los productos que existen de esta.
5. Despliega la lista en el campo de bodega
6. Selecciona si es una sola bodega o todas las bodegas
7. Haz clic en “aceptar”
8. Sale una nueva ventana con diferentes iconos
9. Haz clic en el primer icono llamado “vista previa especial” 
10. Te deja conocer:
11. El código del producto
12. El nombre
13. La presentación base con la cual se creó
14. Una línea de conteo. 
15. Clickea en la casilla de “inventario físico” 
16. Haz clic en la segunda opción de “captura de inventario físico”
17. Trae una nueva ventana en la cual debes seleccionar a qué bodega vas a reportar en la lista desplegable.
18. El siguiente apartado es producto
19. El primer campo a llenar es código, este campo cuenta con los comandos de búsqueda rápida que son:
    1. F4: que te traerá todo el listado con todos los productos 
    2. F8: es la búsqueda por coincidencia, en donde se escribe un fragmento del nombre del producto, das enter y AGIL de manera automática te enseñará las coincidencias. También puedes escanear el código y AGIL identificará la información. 
20.  Producto: Selecciona el producto
21.  Cantidad: Indica la cantidad
22.  Grabar: clickea en “grabar”
23.  Del paso 13 al 19 para agregar más productos

 

Nota: si llamas un producto que ya habías llamado anteriormente el sistema dejará conocer toda la información respectiva, puedes hacer modificaciones si así lo requieres y grabar.

Para verificar el parámetro:

1. Clickea en el módulo de “parámetro”
2. Haz clic en la opción herramientas
3. Selecciona en parámetro
4. Se abre una nueva ventana
5. En este espacio conocer varias casillas de verificación, así funcionan:

Casilla 1: Activar conteo acumulado

1. Haz clic en módulo de inventarios
2. Selecciona en la casilla de “captura de inventarios físicos”
3. Se habilita una nueva ventana
4. Dirígete al campo de bodega y elige una de las opciones
5. Llama el código
6. De inmediato te indica qué cantidad de productos hay acumulados, si en el campo de cantidad indicas que se encontraron más unidades del producto y clickeas en grabar el sistema va sumando las unidades reportadas. 

Casilla 2: Activar salto automático al siguiente producto

1. Haz clic en módulo de inventarios
2. Selecciona en la casilla de “captura de inventarios físicos”
3. Se habilita una nueva ventana
4. Dirígete al campo de bodega y elige una de las opciones
5. Llama el código
6. Clickea en aceptar
7. Aparece una ventana en la cual debes reportar la información: si indicas que se encontraron más unidades el sistema de manera automática solicita la existencia del siguiente producto, lo cual te permitirá seguir modificando y grabando la información.

Casilla 3: Permitir cantidades en negativo

1. Haz clic en módulo de inventarios
2. Selecciona en la casilla de “captura de inventarios físicos”
3. Se habilita una nueva ventana
4. Dirígete al campo de bodega y elige una de las opciones
5. Llama el código
6. Clickea en aceptar
7. En este caso lo que permite esta opción es restar unidades en caso que haya habido un error en el conteo de inventario. en donde al llamar el producto el acumulado se modifica.

Casilla 4: Conteo de verificación

1. Haz clic en módulo de inventarios
2. Selecciona en la casilla de “captura de inventarios físicos”
3. Elige comparativo
4. Clic en aceptar

Nota: para este paso debes tener en cuenta sólo los productos que se reportaron en la captura, no tienes en cuenta el resto de productos, al hacer clic en aceptar verás solo esos productos, el sistema sólo le hará modificaciones a estos productos. 

Para realizar ajustes: 

1. Clickea en la casilla de inventarios físicos
2. Elige la última opción de “ajustes automáticos”
3. Se abre una nueva ventana 
4. Indica a qué bodega se le hará el ajuste
5. El siguiente campo es “tipo de transacción para entrada”, selecciona la información adecuada
6. Pasa al campo “tipo de transacción para salida”, selecciona la información adecuada
7. Sale una nueva ventana emergente
8. Indica que si quieres realizar los ajustes
9. Clickea en aceptar
10. Ahora AGIL de manera automática, pierde el informe del comparativo.